東京慈恵会医科大学同窓会 同窓会

 
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個人情報保護・管理

個人情報保護規定

(本規程の目的、適用範囲)
第1条  この規程は、東京慈恵会医科大学同窓会(以下、本会)が、その活動目的のために保有する会員の個人情報の取得、保管、利用について必要事項を定め、本会及び会員の責務を明確にし、同窓会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。
この規程は、本会(同窓会を構成する会員並びに同窓会が雇用する者を含む)に適用する。

(定義)
第2条  この規程において、以下の用語は、本条の定義による。
 
(1) 個人情報
  本会が、会則に定める目的のために取得(自ら作成することを含む)した会員の個人に関する情報であって、それによって特定の個人を識別することができるもの。
(2)
  個人情報保護法
(3) 会員
  本会会則第6条に定める正会員、特別会員及び準会員
(4) 会員による各種組織
  支部、クラス会、その他会員によって組織された親睦・研修を目的とする組織
(5) 慈恵大学
  学校法人慈恵大学であり、その中のすべての組織を含む。

(個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止)
第3条  本会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。
 
(1) 会員名簿の発行、頒布
  会員名簿に収載する個人情報の項目は、卒業年次、専門科名、現及び旧氏名、現住所、電話番号、ファックス番号、並びに勤務先、住所、電話番号、ファックス番号及び役職名とする。
但し、本人から申し出があった場合、現および旧氏名、卒業年次以外の項目は掲載しないことがある。
(2) 機関紙等出版物(電子媒体によるものを含み、本会の活動目的に適うものに限る。)の配布
(3) 会費、寄付金の収受管理
(4) 本会の各種事業、行事の伝達
(5) 会員による各種組織の活動の支援
(6) 慈恵大学の広報活動、寄付金募集の支援

2.  前項の(4)、(5)、(6)ために利用または提供する個人情報は会員名簿収載の項目に限る。
3.  1項に定める利用目的は、本会ホームページおよび本会機関紙によって公表する。
1項の利用目的を変更した場合も同様とする。
4.  1項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めによる場合はこの限りではない。

(個人情報の取得)
第4条  本会が取得し、保有する個人情報は、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。
 
2.  個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。
(1) 本人の同意に基づく本会からの書面又は電子媒体による取得
(2) 本人からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得
(3) 本会が、その活動のために本人に対し付与又は作成したことによる取得
3.  前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。
4.  個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。

(個人情報管理責任者)
第5条  本会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を確実にする。
 
2.  本会に個人情報総括管理責任者を置き、同窓会長がその任に当たる。
個人情報総括管理責任者は、事務局管理責任者を指揮し、本会の個人情報管理を統括する。
3.  本会事務局に事務局管理責任者を置き、事務長がその任に当たる。
事務局管理責任者は、事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。
4.  会員による各種組織は、個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理を確実にするために、当該組織に管理責任者を置く。

(個人情報の維持管理)
第6条  本会は、個人情報の取得、利用及び提供を適切に管理するとともに、保有する個人情報の紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。
 
2.  事務局管理責任者は、個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために、適切な方法を講じなければならない。
3.  事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理ために、別途、管理取扱規則を定めて実施する。

(個人情報の提供)
第7条  本会が保有する個人情報の提供は、本会内外を問わず、第3条に定める利用目的の範囲に限るものとする。
 
2.  前項の規程にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、本会が保有する個人情報を、本会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。
(1) あらかじめ本人の同意を得た場合
(2) 個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(3) 法令の定めによるとき
(4) その他、個人情報総括管理責任者が必要と認めたとき

(個人情報提供の管理)
第8条   個人情報管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人情報の提供を適切に管理しなければならない。
 
2.  事務局が保有する個人情報を会員による各種組織に提供する場合において、事務局管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。

(1) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、提供された個人情報の管理責任を明確にしていること
(2) 提供される個人情報の利用が、本会会則第2章に掲げる目的の範囲内であること
(3) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること
(4) (3)の規程による本人からの当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた会員による各種組織は、速やかにその事実及び採られた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること

(慈恵大学への個人情報の提供)
第9条   第3条1項(6)に定める利用目的のための慈恵大学に対する個人情報の提供は、第8条2項の定めに準じ、原則として本会事務局が担当して行う。

(個人情報取り扱いの外部委託)

第10条  本会が名簿発行、機関紙の印刷・発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。
 
(1) 個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する
(2) 提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する
(3) 委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす
(イ) 委託された個人情報の機密保持および保護
(ロ) 再委託の制限又は条件
(ハ) 委託された個人情報のコピーの制限
(ニ) 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置
(ホ) 委託業務終了時の個人情報の消去及び/又は個人情報を含む媒体の返却
(ヘ) (イ)に係わる事故時の処置
(ト) 違反時の処置

(保有する個人情報の開示)
第11条  本会は、保有する個人情報について、個人情報によって特定される当該本人から保有する個人情報について開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人情報を開示するものとする。
 
2.  前項による開示を求める申し出で先は、事務局管理責任者とする。
3.  前1項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面は、別途、本会が定める。

(個人情報の訂正、利用の停止)
第12条  本会は、保有する個人情報について、当該個人情報によって特定される本人からデータの訂正、削除または利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で停滞なく処置を行うものとする。
 
2.  前項の規程は、第8条2項(3)に定める個人情報の訂正、利用の停止の場合にも適用する。

(関係者の苦情等の申し立て、処理)
第13条  本会は、保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。
 
2.  前項に定める苦情の申し出で先は、事務局管理責任者とする。
3.  前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、事務局管理責任者は個人情報総括管理責任者に報告するものとする。

(違反に対する処置)
第14条  本会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報総括管理責任者は適切な処分を検討し、理事会に諮り処分を行うものとする。
 
2.  本会は、何人かが故意又は過失によって本会が保有する個人情報を不正に取扱い、本会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

(本規程の見直し)
第15条  個人情報総括管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第13条及び第14条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。

【附 則】
1. この規程は平成24年5月19日より施行する。
2. この規程の改廃は理事会で議決し、評議員会、総会で報告しなければならない。
3. この規程は平成25年5月11日に改定した。


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