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個人情報保護・管理
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個人情報管理取扱い規則

(趣旨)
第1条  この規則は、東京慈恵会医科大学同窓会個人情報保護規程(以下、本会ならびに保護規程)に基づき、本会の保有する個人情報の適切な管理と取扱について、必要な事項を定める。

(定義)
第2条  この規則において個人情報とは、保護規程第2条に規程するものをいう。
2.  この規則において事務局とは、本会事務局をいう。

(管理体制)
第3条  本会で保有する個人情報の管理に関しては、保護規程第5条ならびに第6条によるものとする。

(職員の責務)
第4条  事務局職員(以下、職員という)は、関連する法令及び規則等の定め並びに個人情報総括管理責任者、事務局管理責任者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)
第5条  事務局管理責任者は、保有する個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。
2.  アクセスする権限を有しない職員は、保有する個人情報にアクセスしてはならない。
3.  職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有する個人情報にアクセスしてはならない。

(事務局管理責任者の指示)
第6条  職員は、業務上の目的で保有する個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、事務局管理責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有する個人情報の複製、送信、記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(2) 保有する個人情報の訂正
(3) 保有する個人情報が記録されている媒体の保管
(4) 保有する個人情報又は保有する個人情報が記録されている媒体の廃棄
(5) その他保有する個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(開示の受付)
第7条  本会が保有する個人情報について、開示請求があった場合は、事務局において次に定めるところにより受け付けるものとする本会が保有する個人情報の開示請求を受け付けるときは、開示請求者に本会所定の個人情報開示請求書(以下、開示請求書)の提出を求める(付表 開示請求書)。この場合において、開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。

(開示等の決定)
第8条  本会会長は、開示請求があった日から原則として30日以内に開示等の決定をするものとする。開示等の決定を延長するときは、当該開示請求者に通知しなければならない。

(開示の実施)
第9条  保有する個人情報の開示は、事務局において実施するものとする。ただし、開示を受ける者が保有個人情報の写しの送付による開示の実施を希望する場合は、事務局において保有個人情報の写しを送付するものとする。
保護規程第8条2項により、保有する個人情報を本会会員による各種組織に提供する場合においては、第7条、8条、9条の開示を提供と読み替える。

(保有する個人情報の取扱状況の記録)
第10条  事務局管理責任者は、保有する個人情報の台帳等を整備し、当該個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)
第11条  保有する個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下、事案)が発生した場合には、事務局管理責任者は当該事案の内容、経緯、被害状況等をすみやかに把握のうえ報告し、個人情報総括管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(雑則)
第12条  この規則に定めるもののほか、個人情報の管理取扱に関し必要な事項が生じた場合、別に定める事が出来る。

【附 則】
1. この規程は平成24年5月19日より施行する。
2. この規程の改廃は理事会で議決し、評議員会、総会で報告しなければならない。
3. この規程は平成25年5月11日に改定した。











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